La realización de pagos a proveedores, contratar servicios para la comunidad o controlar los gastos de la propiedad, son funciones que corresponden a la gestión de servicios y que cualquier persona lo puede llevar a cabo, pero dista mucho de lo que es una manera profesional de administrar una finca.
Las empresas dedicadas a la administración de fincas entienden que su labor representa la columna vertebral para el correcto y armónico desarrollo de una comunidad. Son los profesionales cualificados y experimentados, quienes guiarán los pasos para la creación de una estructura eficaz que garantice mejorar la calidad de vida de quienes viven en un determinado lugar.
Contenidos
Ventajas de un servicio en manos de profesionales
Los elementos que garantizan una gestión eficiente son la carta de presentación al solicitar los servicios de un administrador de fincas. Las empresas deben estar comprometidas con la comunidad y ofrecer soluciones oportunas para cada una de las necesidades de los propietarios.
La administración de su comunidad estará en manos de un personal con un alto grado de responsabilidad y organización, pero además, existen otros beneficios que se obtienen de estas empresas:
- Menos gastos para los propietarios. Si se requiere solucionar algún problema, este tipo de profesionales manejan un abanico de opciones y proveedores que procurarán soluciones con un mejor beneficio económico para la comunidad.
- Cobertura legal. El administrador tendrá la capacidad de ofrecer los servicios jurídicos para la resolución de conflictos, pero primero deberá agotar la vía del arbitraje, para lo cual tendrá la capacidad de mediar y evitar los procesos legales.
- Anticiparse a los problemas. A través de la atención personalizada y periódica a la comunidad se pueden prevenir futuros inconvenientes, los vecinos saben que sus propuestas serán escuchadas, esto les otorga tranquilidad y seguridad.
- Punto de vista objetivo y profesional. Las reuniones de vecinos, aunque en algunos casos puedan ser polémicas o incómodas, son necesarias. El administrador, desde una óptica objetiva y profesional, debe lograr una dinámica distinta y eficiente de estas reuniones.
Requisitos a exigir del prestador de servicio
Si se quiere tener la seguridad de contar con un profesional cualificado como administrador de fincas, los profesionales de Inmho garantizan idoneidad a partir de cualidades como:
- Título correspondiente como administrador de fincas. Esta certificación indica que el administrador tiene la capacidad para el manejo competente y la formación necesaria para afrontar los retos que representa darle respuesta efectiva a la comunidad.
- Experiencia en el trabajo. Como en cualquier cargo o labor a desempeñar, la experiencia acumulada es garantía de capacidad para la resolución de inconvenientes. Es importante comprobar la experiencia del administrador para generar confianza y tranquilidad a los propietarios.
- Disponibilidad. Los problemas pueden presentarse en cualquier momento del día, la garantía de que el administrador pueda ser contactado de manera sencilla o poder asistir a reuniones convocadas por los vecinos, es garantía de compromiso y eficiencia.
- Manejo de la contabilidad. El control de las cuentas debe ser manejado cuidadosamente para abordar la morosidad de algunos vecinos, el pago puntual de los compromisos es una tarea fundamental para este profesional.
- Manejo de situaciones de estrés. Las funciones que debe cumplir el administrador en algunos casos pueden ser estresantes o incómodas. Un profesional debe tener la capacidad de solucionar cualquier situación de la mejor manera posible.
Servicios del administrador
El proceso de gerencia en la comunidad comprende algunas funciones de control y organización:
- Facturación y cobro por medio de domiciliación bancaria por cuentas ordinarias y extraordinarias fijada por la Comunidad de Propietarios.
- Custodia de fondos, debe velar por el uso adecuado de los fondos de la comunidad de propietarios. Sólo las personas autorizadas por la Junta de Gobierno son las que realizarán los pagos que se deban hacer. Debe presentar las cuentas del ejercicio anual.
- Control de cobro y emisión de recibos. El administrador también se asegura de que los copropietarios que son morosos cumplan con el pago de sus cuotas. Además, es quien genera los recibos para mantener los servicios al día y cumplir con los proveedores.
- Presupuesto anual, debe presentar anualmente el presupuesto para el año en curso y velará por su cumplimiento. Es necesario que, por lo menos una vez al año, realice reuniones con la comunidad para la presentación y seguimiento de proyectos.
- Custodia de libro de actas, debe realizarse para cada reunión con la comunidad de propietarios el acta correspondiente donde quedarán asentados los acuerdos que de ella deriven, el administrador deberá velar por el cumplimiento de estos acuerdos.