Las nuevas plataformas tecnológicas revolucionaron al campo comercial y laboral. El comercio electrónico ha fortalecido las pymes y autónomos y las tiendas online y las app son los medios más populares para la adquisición de bienes y servicios.
El mercado contemporáneo está liderado por las oficinas virtuales. Las estadísticas demuestran que el 81% los emprendedores utilizan los dispositivos móviles para dirigir sus negocios. ¿Cómo enfrentar el desafío de controlar la documentación? La gestión documental en la nube es la respuesta.
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Las ventajas de un sistema de gestión documental
Los métodos tradicionales de archivo y sistematización son procesos ortodoxos. Estos demandan personal especializado, inversión de tiempo y capacidad de almacenamiento físico. Este flujo de trabajo es vulnerable a errores humanos y al deterioro de los documentos. Su esencia burocrática ralentiza los tiempos.
La gestión documental en la nube nace como una solución para digitalizar, organizar y administrar la data operativa, legal y administrativa de la empresa. Se trata de softwares y servidores diseñados para garantizar el acceso inteligente e inmediato a la información.
Existen múltiples proveedores de este servicio. Si bien el perfil de la compañía es la guía definitiva para elegir al indicado, son varios los criterios a tener en cuenta para obtener un gestor documental avanzado:
- Debe ofrecer herramientas para la clasificación, filtrado y almacenamiento de archivos.
- Indicadores automáticos que alerten sobre la caducidad de los documentos.
- Alternativas para la interacción de varios usuarios.
- Dispositivos para el cumplimiento de la normativa legal vigente.
Un gestor documental debe ir más allá de las funciones básicas. La productividad y solidez de una pyme, se basa en el cumplimiento de las responsabilidades jurídicas. El Gestor documental debe ser un ayudante en la prevención de riesgos laborales, proveedor de una infraestructura con mecanismos de ciberseguridad y un ambiente intuitivo.
Los beneficios de una gestión documental eficiente son invaluables:
- Ahorro considerable del espacio. La nube tiene una capacidad flexible que se adapta progresivamente a las necesidades de la empresa.
- Disminución de la inversión de dinero en la producción y reproducción de recursos físicos, administración y almacenamiento de documentos.
- Se optimiza el músculo financiero y se redirecciona esta fuerza económica a otros departamentos estratégicos.
- Simplifica los procesos de búsqueda, consulta y envío de la información.
- Se maximiza el rendimiento, generando respuestas rápidas.
- Las tareas manuales se convierten en automáticas, aumentando la productividad y la eficiencia.
- Protección contra el incumplimiento de los deberes legales.
Los modelos de gestión
Las plataformas de gestión documental pueden configurarse con el objeto de responder a las particularidades de cada cliente. Los modelos de implementación se ajustan a los objetivos comerciales, el presupuesto disponible, las metas esperadas con el “Total Cost of Ownership” (TCO) y los aspectos técnicos. Hay cuatro formas para ejecutar un sistema de gestión documental en la nube.
Pública
La infraestructura es controlada por proveedores que ofrecen servidores para el almacenamiento y creación de datos. La nube está disponible para todo el mundo. Los usuarios no requieren comprar ni mantener un hardware propio. Es un servicio se ofrece tanto en forma de pago o gratuita a través de Internet. Es escalable, se puede reducir o añadir capacidad según las peticiones de cada interesado.
Ventajas
- Son de fácil acceso y uso.
- Rentables y versátiles.
- Ofrecen soporte técnico las 24 horas del día.
Privada
Se trata de nubes corporativas o internas, exclusivas de una compañía. Sus centros de datos están ubicados dentro del firewall, por ello ofrecen una mayor seguridad. El servidor puede estar alojado en las instalaciones del usuario o en manos de administrador externo. Se limita el permiso para la consulta de los documentos, a un grupo de personas en específico.
Ventajas
- Mayor control sobre la documentación corporativa.
- Incrementan los niveles de confiabilidad, privacidad y seguridad.
- Componentes personalizados.
Comunitaria
En una plataforma comunitaria, diferentes organizaciones comparten la misma infraestructura. Para que esta modalidad sea exitosa, los participantes deben poseer perfiles e intereses similares y desempeñarse en proyectos conjuntos. Cuando los inquilinos cuentan con los mismos requisitos, las nubes comunitarias se transforman en potentes servidores de beneficio colectivo. Se controlan por medio de una nube centralizada y los costes se comparten entre todos los integrantes.
Ventajas
- Se facilita la colaboración y el intercambio.
- Son económicas.
- Tienen altos niveles de seguridad.
Híbrida
Fusiona las mejores características de las formas privadas, públicas e híbridas. Esta modalidad permite combinar las funciones de estos tres modelos, en beneficio de sus clientes.
Su utilidad se explica en el siguiente ejemplo: después de un diagnóstico interno, las empresas pueden enfocar las líneas más críticas o sensibles del trabajo en una nube privada. Al mismo tiempo, delegan las menos vulnerables en un servidor público. El sistema híbrido es una solución perfecta, para una administración estratégica de la capacidad gerencial y financiera.
Ventajas
- Flexibilidad y escalabilidad maximizadas.
- Tarifas razonables.
- Perfeccionamiento de la privacidad y seguridad.