Gran parte de los errores y la ineficacia de una organización comercial ya sea empresa multinacional o negocio local, vienen derivados de no tener unos procesos de almacenamiento y administración para la documentación que sean realmente eficientes, que hace que a los empleados les tome demasiado tiempo buscar, archivar o compartir información importante del negocio.
Y es que con la cantidad de datos que se manejan hoy día, por pequeña que sea la empresa, ninguna compañía puede verse privada de un software de este tipo para trabajar cómodamente, con garantías de calidad, agilidad y rigurosidad.
Sin embargo, contando con un sistema de gestión documental se puede eliminar de golpe un montón de retrasos y de tareas manuales, integrando de forma segura la información y comunicación en formato digital. Con la instalación de un software de gestión documental, como el que encuentras aquí: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html, los trabajadores de la empresa podrán publicar, almacenar y crear documentos de forma guiada, automática y digital, y también tendrán cómodo acceso a esos documentos en cualquier momento y en cualquier lugar.
El mercado de estos programas de gestión documental están en pleno auge y no es de extrañar, pues ofrecen un sinfín de posibilidades, aunque debemos analizar con detenimiento cuál es aquel que nos ofrece todas las soluciones que nuestra compañía necesita. Elegir el mejor programa de gestión documental va a suponer tanto el análisis en profundidad de las opciones comerciales que este ofrece como de los requisitos de la empresa. Los aspectos más importantes a valorar son las características, la facilidad de uso, si cumple con las necesidades de negocio…
Software de gestión documental (DMS) Doxis4
Como hemos visto, los sistemas de software de gestión documental son la mejor forma de optimizar los trabajos de una empresa referentes a archivar, gestionar e identificar documentos electrónicos, ya sean textos o imágenes.
Doxis4 es el sistema de gestión documental del grupo SER que encontrarás tras el enlace que hemos referenciado en el título anterior, y que viene al mercado con el firme propósito de agilizar el trabajo de documentos y gestión de la información de cualquier organización, haciéndola más ágil y eficiente. Con la ayuda inestimable de este software, las empresas podrán agilizar sus trámites y tener un archivado limpio y riguroso de sus documentos.
Para cualquier empresa actual este software puede resultar de suma utilidad, siendo realmente indispensable para aquellas que trabajan con un gran volumen documental. Sin este software especializado muchas empresas son incapaces de procesar información de forma alternativa a un orden secuencial y los procedimientos tienden a alargarse más tiempo del necesario.
Doxis4 ofrece a sus usuarios funciones específicas y eficaces de gestión documental, tanto de contenido como de los procedimientos empresariales. Permite la gestión de plantillas o las anotaciones durante el proceso de revisión de formatos inalterables (PDF, TIFF, etc.), así como el trabajo cooperativo, facilitando el acceso e intercambio de documentos entre diferentes empleados y departamentos.
Este sistema aporta numerosas ventajas al hacer más fácil y más ágiles los procesos en los que documentos o archivos deben pasar por diferentes fases de revisión y autorización, o por diferentes personas, antes de conseguir su versión final.
Con este sistema de gestión se obtienen lo que se denominan documentos vivos, estos que van de una mano a otra y van sufriendo modificaciones continuadas. Para estos casos, se ofrece una amplia gestión de versiones, que permite diferenciar entre versiones principales y versiones de trabajo, y aunque se hayan editado y guardado cambios siempre se puede volver a estados anteriores del documento.
Para conseguir un atrabajo colaborativo de calidad, es imprescindible contar con una administración precisa y establecer y delimitar claramente qué usuarios pueden ver o modificar cada versión del documento y sus distintas partes. En los trabajos y proyectos en los que intervienen varios empleados, incluso que pertenecen a distintos departamentos, es vital contar con un software que permita fácilmente gestionar estos límites. Esta función que posibilita la creación de estos workspaces o espacios de trabajo es una gran ventaja en este sentido.
Si combinamos el uso del sistema Doxis4 de gestión documental inteligente con Microsoft Office, las ventajas que podemos llegar a obtener son innumerables y estas se pueden apreciar desde el proceso de creación de los diferentes tipos de archivos. Si quieres conocer más acerca de este increíble sistema de gestión de documentos y todas las ventajas que ofrece, no dudes en visitar la página que referenciábamos al principio de este artículo.